1、提高档案管理效率
档案管理系统采用数字化方式存储档案信息，能够大大提高档案的处理效率。数字化档案信息可以快速进行分类、整理、搜索和查询，解决了传统档案管理中效率低下的问题。同时，通过系统的自动化功能，可以减少人工操作，降低错误率，进一步提高档案管理效率。
2、增强档案信息安全性
档案管理系统能够对档案信息进行加密处理，防止档案信息被非法获取或篡改。同时，系统还可以设置不同级别的权限，限制用户对档案信息的访问权限，避免信息泄露。与纸质档案管理相比，数字化档案管理更有利于保护档案信息的安全性。
3、降低管理成本
使用档案管理系统可以减少纸质档案的存储和管理成本。数字化档案信息可以存储在计算机或云端，节省了存储空间，降低了存储成本。同时，数字化档案信息可以通过网络进行传输和共享，避免了纸质档案传递的繁琐过程和高昂费用。此外，档案管理系统的自动化功能还可以减少人工操作和管理成本。
4、促进档案的利用和共享
档案管理系统支持多种形式的档案数字化存储和电子化借阅，方便用户对档案信息的检索和利用。同时，系统还可以实现不同部门或用户之间的档案共享和协作，促进了信息的流通和知识的传播。这不仅提高了档案的利用率，还有利于企业内部的沟通和协作。
5、促进企业信息化建设
使用档案管理系统是企业信息化建设的一部分，能够推动企业的数字化转型。数字化档案管理可以提高企业的工作效率和管理水平，提升企业的竞争力。同时，数字化档案管理还可以为企业决策提供更准确、及时的数据支持，帮助企业更好地应对市场变化和挑战。
